Obwohl der Glenbrook High School District für sein umfangreiches Angebot bekannt ist, gab es in den letzten Jahren hinter den Kulissen einige Herausforderungen. Veraltete, papierlastige Workflows für Verwaltungsaufgaben verlangsamten den Betrieb und verursachten unnötige Reibungspunkte.
Das änderte sich, als sich Glenbrook an den Claris Platinum Partner Soliant Consulting wandte, um die vielen Verwaltungsaufgaben zu modernisieren. Was als einzelnes Entwicklungsprojekt begann, entwickelte sich bald zu einer langfristigen Zusammenarbeit, die eine Innovation nach der anderen in Form von eigenen Apps hervorbrachte.
Innovation durch eigene Apps mit Finanztracking.
Eine der ersten maßgeschneiderten Lösungen konzentrierte sich auf die Überwachung der Finanzinvestitionen des Schulbezirks. Soliant nutzte Claris FileMaker, um eine eigene App zu entwickeln, mit der bestimmte Mitarbeiter Investitionsdaten eingeben und bearbeiten, neue Investitionen direkt aus CSV-Dateien oder Excel-Tabellen der Bank importieren und Berichte generieren können.
Alle Probleme des alten Systems – wie das Anhängen von Bankunterlagen und das Archivieren alter Investitionen – wurden in der neuen App automatisiert. Diese eigene App ermöglichte eine intuitive, zuverlässige Prüfung und Berichterstattung, die die erzielten Investitionszinsen für das aktuelle und das kommende Geschäftsjahr anzeigte und damit die Anforderungen für die jährlichen Audits erfüllte.
Darüber hinaus bot ein neues Webportal dem Verwaltungsteam eine einfache Möglichkeit, aktuelle Investitionen zu verfolgen und zu melden sowie neue Investitionen, Fälligkeitsberichte und abgeschlossene Investitionen anzuzeigen.
Eigene App optimiert die Anmeldung zu Veranstaltungen von Schülerinnen und Schülern.
Als Nächstes wandte sich das Entwicklungsteam der Optimierung von Schul-Events wie dem Abschlussball zu. Mit FileMaker wurde dazu eine eigene App erstellt, die die Schülerausweise mit den gekauften Tickets verknüpft, sodass die Schülerinnen und Schüler sich einfach über Kiosksysteme ein- und auschecken können. Diese Scans lösen Echtzeit-Benachrichtigungen für das Schulpersonal aus, was die Übersichtlichkeit und Sicherheit während der gesamten Veranstaltung verbessert.
Der Nutzen der App reicht dabei über die Veranstaltungen hinaus. Mithilfe der eigenen App kann das Verwaltungsteam auch den Verkehrsfluss nachvollziehen und verbessern und in Notfällen schnell reagieren.
Apps zur Nachverfolgung von Schülerinnen und Schülern verbessern Sicherheit und Effizienz.
Aufbauend auf dem Erfolg der Registrierungs-App führte das Entwicklungsteam ähnliche Tracking-Tools für den täglichen Schulbetrieb ein und nutzte FileMaker, um Folgendes nachzuverfolgen:
- Ein- und Auschecken in Gebäuden, um den Standort der Schülerinnen und Schüler in Echtzeit zu verfolgen.
- Kontrolle des Einsteigens in Busse für genaue Personenzählungen.
- Verspätungsprotokolle mit automatischen Benachrichtigungen und Trendanalyse.
Dank dieser verbesserten Tracking-Funktionen können Verwaltungsmitarbeiter auf Protokolle zugreifen, um zu sehen, wie viele und welche Schülerinnen und Schüler sich noch auf dem Schulgelände befinden – ein weiterer wichtiger Faktor für die Personenzählung in etwaigen Notfällen.
Automatisierte Verwaltung von Schülerausweisen.
Als Nächstes widmete sich das Entwicklungsteam einer weiteren zeitaufwändigen Aufgabe: der Erstellung von Ausweisen für Schülerinnen und Schüler sowie Mitarbeiter zu Beginn des Schuljahres oder wenn Kinder in den Bezirk ziehen. Die eigene App ruft automatisch Daten aus dem Schüler-Informationssystem ab und sendet sie direkt an den Ausweisdrucker. Sie ermöglicht sogar die Aktualisierung von Fotos und mobilen Ausweisen.
Ein weiterer Vorteil: Es wurden digitale Ausweise entwickelt, die die Schülerinnen und Schüler auf ihren Smartphones mit sich führen können, wodurch Probleme im Zusammenhang mit verlorenen Ausweisen reduziert wurden.
Optimiertes System zur Anmeldung von Schülerinnen und Schülern.
Für Familien, die neu in den Bezirk ziehen, wurde ein optimiertes Anmeldesystem entwickelt, um die Aufgaben einfach und die Daten übersichtlich zu halten. Über ein neues Dashboard können Eltern oder Erziehungsberechtigte Dokumente hochladen, Formulare ausfüllen und den Fortschritt verfolgen, mit automatischen Benachrichtigungen und einem Dokumentationshub für die erforderlichen Anmeldeunterlagen.
Automatisierung der Anmeldungen für Sommerschulkurse und -programme.
Nach der Einrichtung der Online-Anmeldung wandte das Entwicklungsteam ähnliche App-Funktionen auf die Anmeldungen für Sommerschulkurse und Sommercamps an. Das Verwaltungsteam kann solche Programme nun ganz einfach einrichten und anpassen, Wartelisten verwalten und sogar die Anmeldungen von Gemeindemitgliedern optimieren.
Eine vollständige Suite maßgeschneiderter Bildungs-Apps sorgt für Effizienz.
Claris FileMaker unterstützt eine wachsende Suite von eigenen Apps, die die Effizienz steigern, die Sicherheit verbessern und Abläufe vereinfachen – und damit Bildungs-Workflows transformieren. Nach ersten Erfolgen hat sich der Glenbrook High School District vollständig für die Automatisierung entschieden und den Einsatz eigener Apps von Jahr zu Jahr ausgeweitet.
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