Diriger un studio, cela peut faire rêver. Néanmoins, en coulisses, cela implique également de gérer des opérations complexes au quotidien pour répondre aux attentes de chaînes de télévision majeures, de médias alternatifs, de présentateurs de podcasts et d'organisateurs de divers événements. À Chicago, dans l'Illinois, The Fields Studios est à la tête d'un véritable campus accueillant neuf plateaux, des locaux dédiés à la production, des aires de stationnement pour loges mobiles et d'autres infrastructures. Chaque jour, des données critiques relatives au déroulé de la journée, à la consommation électrique, au suivi des déchets, à la facturation et autres y sont générées.
Auparavant, l'organisation de toutes ces informations nécessitait d'employer une importante quantité de papier et de passer de longues heures sur des feuilles de calcul et des logiciels financiers qui ne convenaient pas aux processus sophistiqués du studio, et ne proposaient pas non plus le degré de personnalisation requis pour satisfaire les attentes des clients.
Tout cela a changé quand Andi de Fraga, contrôleuse financière chez The Fields Studios et solutionneuse hors pair, a parlé de Claris FileMaker à ses collègues.
Pourquoi les logiciels classiques ne suffisaient pas
Avant d'opter pour FileMaker, The Fields Studios se reposait sur une combinaison de logiciels avancés et plus classiques pour les tâches de planification, de comptabilité et de facturation. La plupart étaient onéreux, peu flexibles et incompatibles avec les besoins du studio, en plus de ne pas fournir les éléments nécessaires à la réalisation de prévisions.
« Nous étions dans l'impossibilité d'obtenir ce que nous attendions de nos logiciels car ils n'étaient pas en phase avec notre vision, ou avec la manière dont je souhaitais diriger l'entreprise », indique Shawn Papazian, président-directeur général de The Fields Studios.
Afin de prendre des décisions à fort enjeu, la direction devait, pourtant, être en capacité de répondre rapidement aux questions suivantes : Quels revenus pouvons-nous tirer des loyers que nous percevons actuellement ? Quels plateaux sont occupés ? Quelle quantité d'électricité utilisons-nous ? Les outils traditionnels n'étaient pas en mesure d'assurer une visibilité en temps réel, ou d'évoluer au même rythme que l'entreprise.
Une spécialiste chevronnée de FileMaker
Andi de Fraga n'a pas seulement fait profiter The Fields Studios de ses compétences en comptabilité : c'est également une développeuse FileMaker experte. Tout au long de sa carrière, elle s'est servie de la plateforme pour concevoir des solutions souples, personnalisées et réellement adaptées au fonctionnement d'organisations freinées par des logiciels SaaS généralistes coûteux.
« La plateforme FileMaker a toujours fait partie de ma panoplie d'outils. Elle m'a été utile chez tous mes employeurs », souligne Andi de Fraga. « Les systèmes de comptabilité standard ne capturent pas forcément tout ce dont la direction a besoin. Grâce à FileMaker, je peux créer des solutions qui permettent aux équipes de mieux travailler et aux responsables d'avoir à portée, instantanément, les données qu'il leur faut pour faire de meilleurs choix. »
Andi de Fraga a rejoint The Fields Studio pendant une période particulièrement intense, alors que la préproduction de la saison 2 d'une série Apple TV+, Dark Matter, battait son plein. Dès son arrivée, elle a mis sa casquette de développeuse pour innover avec FileMaker.
« Nous devions faire face à de nombreux problèmes urgents. Andi a su donner vie, très vite et avec FileMaker, à plusieurs solutions destinées à la collecte de données et à l'affichage ingénieux des informations », détaille RoseMary Prodonovich, directrice générale de The Fields Studios.
Des applications évolutives et personnalisées
Après avoir recueilli les suggestions des membres de son équipe, Andi de Fraga a imaginé un ensemble d'applications personnalisées dont les fonctionnalités ont perfectionné la quasi-totalité des flux de travail financiers et opérationnels de The Fields Studios. La naissance de ces applications a débouché sur l'éradication des processus manuels et favorisé la mise en correspondance directe des activités quotidiennes avec les tâches de facturation et de création de rapport.
Les principaux avantages des nouveaux outils FileMaker ainsi élaborés incluent ceux ci-dessous :
- Simplification des opérations avec visibilité en temps réel
- La consommation électrique, le volume de déchets et les données relatives à l'activité étant capturés au quotidien, la direction sait immédiatement ce qu'il se passe sur le campus.
- Facturation aisée et accélération des paiements
- Des factures concordant avec les bons de commande des clients sont automatiquement générées pour éviter toute incohérence et faciliter les paiements dans le respect des délais.
- Centralisation des données opérationnelles à un seul endroit
- Grâce à des plans interactifs et à des indications claires, il est plus simple d'estimer les performances et la superficie utilisée.
- Représentations visuelles intuitives
- L'existence de vues illustrant le taux d'occupation par code couleur, ainsi que de registres dynamiques des loyers, est idéale pour jauger l'activité à l'instant T.
- Transparence des données financières
- Les revenus annexes et les frais liés à la consommation sont pleinement consultables. De cette manière, les services chargés des opérations et des finances peuvent chacun étudier la répercussion financière d'un client.
- Informations utiles sur les revenus
- Des rapports pertinents mettent en évidence le taux d'occupation, les revenus par client, le coût au mètre carré et les tendances au fil du temps. Ainsi, prévisions et planification se font de façon plus précise.
Selon le président-directeur général Shawn Papazian, « La conception d'une solution personnalisée efficace présente plus de bénéfices que le fait d'avoir recours à un vaste service de comptabilité. Notre objectif, c'était de confier la gestion des questions financières à une seule personne stratégique, et nous y sommes parvenus grâce à Andi. »
« La conception d'une solution personnalisée efficace présente plus de bénéfices que le fait d'avoir recours à un vaste service de comptabilité. »
— Shawn Papazian, président-directeur général de The Fields Studios
En centralisant les tâches liées aux opérations, aux finances et à la création de rapports au sein d'une seule plateforme, The Fields Studios s'est départi d'outils disparates qui ont été remplacés par un système plus intelligent et axé sur les données. Les résultats ont été les suivants :
- Efficacité accrue ;
- Accélération des cycles de facturation ;
- Clarté augmentée des informations financières ;
- Optimisation de la prise de décisions ;
- Expériences client d'un niveau supérieur.
« Le fait que nous soyons parvenus à économiser du temps et à mieux partager les coûts prouve que nous sommes en possession d'excellents outils », s'enthousiasme Zain Koita, fondateur de Knickpoint Ventures, la société spécialisée en investissement et développement qui détient The Fields Studios. « La solution FileMaker personnalisée répond très précisément aux exigences de notre marché de niche et reflète le style de la direction. C'est exactement ce dont nous avons besoin. »
Andi de Fraga a impulsé la transformation numérique continue de son entreprise. Une solution CRM est déjà en cours de conception et chaque régisseur de plateau devrait prochainement être équipé d'un iPad. « Nous voulons que chacun de nos collaborateurs tire pleinement parti de la technologie, et FileMaker nous aide à cela », signale RoseMary Prodonovich.
La solution ayant été conçue avec l'appui de la plateforme FileMaker, elle est malléable et peut évoluer en même temps que The Fields Studios, ses opérations et les attentes des clients.
Le conseil du directeur des opérations : trouver le bon expert FileMaker
« Il nous fallait une solution de facturation, mais je n'avais pas envie d'avoir à débourser des millions et à consacrer un temps fou à sa conception. Quand Andi m'a parlé de la plateforme FileMaker, j'ai été impressionné. Elle a eu raison de vanter ses fonctionnalités et nous a offert un système qui a radicalement changé la manière dont nous opérons », conclut Shawn Papazian.
Le conseil que ce président-directeur général donnerait à d'autres dirigeants ? Il est simple : « Si vous envisagez de créer une solution à l'aide de Claris FileMaker, tournez-vous vers la bonne personne afin d'obtenir un outil qui concordera vraiment avec votre façon de faire. »
Avoir un développeur FileMaker expérimenté à vos côtés peut constituer un atout précieux, qu'il s'agisse de l'un de vos employés ou d'un partenaire externe.
Voici quelques conseils de Claris pour vous lancer :
- Élargissez les compétences de vos talents en interne : si un solutionneur fait partie de vos collaborateurs, nos ressources de formation sont à disposition pour lui permettre de se perfectionner. C'est vers elles qu'Andi de Fraga s'est tournée.
- Engagez un spécialiste : publiez une offre d'emploi sur le site de la communauté Claris pour entrer en contact avec des développeurs FileMaker expérimentés.
- Travaillez avec un partenaire Claris : confier la création de votre solution personnalisée à un expert FileMaker qui comprend vos besoins peut véritablement changer la donne. Profitez d'une consultation gratuite dès aujourd'hui.