The Fields Studios

Gestire uno studio di produzioni di intrattenimento può sembrare affascinante ma, dietro le quinte, significa gestire operazioni quotidiane complesse per i clienti e gli eventi delle principali emittenti televisive, di media alternativi e podcast. The Fields Studios di Chicago (Illinois) gestisce un campus realizzato specificamente per i media, dotato di nove studi, spazi di supporto per la produzione, un campo base e altre aree. Ogni giorno genera dati operativi cruciali, come la programmazione degli studi, il consumo di energia, il monitoraggio dei rifiuti, la gestione dei pagamenti e altro ancora.

Un tempo, mantenere tutto organizzato si traduceva in pile di carta, innumerevoli ore trascorse sui fogli di calcolo e software finanziari non adatti alle complesse operazioni dello studio che non offrivano la personalizzazione necessaria per soddisfare le aspettative dei clienti.

La situazione è cambiata quando la responsabile del controllo finanziario, nonché risolutrice di problemi, Andi de Fraga, ha presentato a Claris FileMaker The Fields Studios.

Perché un software standard non era sufficiente.

Prima di adottare FileMaker, il team di The Fields Studios si affidava a un mix di software per aziende e software standard per la pianificazione, la contabilità e la gestione dei pagamenti. Nella maggior parte dei casi si trattava di strumenti costosi, non flessibili e che non consentivano di gestire le operazioni specifiche dello studio o di fornire i dati necessari per formulare delle previsioni.

"Il software aziendale non ci consentiva di ottenere ciò di cui avevamo bisogno, perché non era in linea con la nostra visione o con il modo in cui volevo gestire l'azienda", afferma Shawn Papazian, CEO e presidente di The Fields Studios.

I direttori avevano bisogno di risposte rapide per prendere decisioni ad alto rischio: quante entrate genereranno gli attuali ambienti di produzione? Quali studi sono in uso? Quanta energia abbiamo consumato? Gli strumenti tradizionali non consentivano di avere una visibilità in tempo reale o non stavano al passo con l'attività.

Una sostenitrice di Filemaker con una profonda esperienza.

Andi, responsabile del controllo finanziario, ha apportato in The Fields Studios più di semplici competenze di contabilità: è una sviluppatrice FileMaker di esperienza. Nel corso della sua carriera, ha utilizzato FileMaker per sostituire costosi software SaaS standard con soluzioni flessibili e personalizzate, fatte su misura per le modalità operative reali delle organizzazioni.

"FileMaker non è mai mancato dalla mia cassetta degli attrezzi. In ogni posto in cui ho lavorato, ho sempre trovato il modo di utilizzarlo," spiega Andi. "I sistemi di contabilità standard non sempre includono tutto ciò di cui i responsabili hanno bisogno. Con FileMaker posso creare soluzioni che aiutino i team a lavorare meglio e offrano ai responsabili i dati in tempo reale necessari per prendere decisioni più solide riguardo all'azienda."

Andi è entrata a far parte del team di The Fields in un momento particolarmente impegnativo, proprio quando la preproduzione ha intensificato l'attività per una serie di Apple TV+: la seconda stagione di Dark Matter. Si è messa immediatamente a sviluppare, iniziando a innovare con FileMaker.

"Stavamo affrontando una serie di problemi urgenti e Andi ha creato rapidamente una soluzione dopo l'altra, utilizzando FileMaker per raccogliere i dati e presentare le informazioni in modi significativi", afferma RoseMary Prodonovich, direttore generale di The Fields Studios.

App personalizzate scalabili, create con FileMaker.

Sulla base delle indicazioni del team, Andi ha creato una serie di app personalizzate che supportano quasi tutti gli aspetti dei flussi di lavoro finanziari e operativi di The Fields Studios. Queste app hanno sostituito i processi manuali e hanno collegato le attività quotidiane direttamente alla gestione dei pagamenti e alla rendicontazione.

I principali vantaggi della nuova soluzione FileMaker comprendono:

• Semplificazione delle operazioni degli studi, grazie alla visibilità in tempo reale.
• All'interno di registri giornalieri degli studi sono riportati l'uso di energia, i rifiuti e l'attività di produzione, in modo che i responsabili abbiano una visione immediata di ciò che sta accadendo nell'intero campus.
• Fatturazione semplice e pagamenti più rapidi.
• Il sistema genera automaticamente fatture che si allineano agli ordini di acquisto dei clienti (PO), ovviando ai problemi di riconciliazione, accelerando l'elaborazione dei pagamenti e garantendo pagamenti tempestivi.
• Dati operativi in un solo posto.
• Mappe interattive degli studi rendono più semplice capire come utilizzare gli spazi, trasformando dati complessi in risposte visivamente chiare.
• Rendicontazione visiva, intuitiva.
• Visualizzazioni dell'occupazione codificate mediante colori e registri dinamici degli affitti forniscono un'istantanea dell'attività dello studio per qualsiasi arco di tempo selezionato.
• Trasparenza finanziaria evidente.
• Le entrate accessorie e le spese basate sul consumo sono completamente visibili, offrendo ai reparti operazioni e finanza una visione condivisa e trasparente dell'impatto finanziario di ciascun cliente.
• Informazioni utili per ottimizzare i profitti.
• Resoconti interattivi evidenziano l'occupazione, le entrate per cliente, il costo per metro quadrato e i trend storici, per supportare previsioni e pianificazioni più accurate.

Secondo il CEO Shawn, "Creare una soluzione efficiente e personalizzata è più vantaggioso che avere un grande reparto contabilità. Avere un'unica persona strategica a gestire tutte le finanze è stato un nostro obiettivo e, grazie ad Andi, ora l'abbiamo raggiunto."

I vantaggi della trasformazione digitale.

Unificando operazioni, finanze e rendicontazione in un'unica piattaforma coesa, The Fields Studios ha sostituito strumenti scollegati tra loro con un sistema semplificato, basato sui dati, con i seguenti risultati:

• Maggiore efficienza operativa.
• Cicli di gestione dei pagamenti più rapidi.
• Informazioni finanziarie più chiare.
• Processo decisionale migliorato.
• Esperienze dei clienti migliorate.

"L'efficienza operativa in termini di risparmio di tempo e di efficienza dei costi è il risultato di un software davvero eccezionale", esclama Zain Koita, fondatore di Knickpoint Ventures, la società di investimento e sviluppo proprietaria di The Fields Studios. "FileMaker ci offre una soluzione personalizzata che gestisce il nostro settore di nicchia in modo molto specifico e riflette lo stile di gestione del team sul posto. È esattamente ciò di cui abbiamo bisogno."

Andi ha creato una base scalabile per una trasformazione digitale continua. La creazione di un CRM personalizzato è già in corso e si sta già programmando di dotare ogni stage manager di un iPad. "Vogliamo un team completamente digitale e FileMaker ci sta aiutando a raggiungere questo obiettivo", afferma RoseMary.

Poiché la soluzione che è stata creata con FileMaker, è flessibile e può adattarsi mano a mano che l'azienda cresce, le operazioni cambiano o le aspettative dei clienti richiedono ulteriore personalizzazione.

Il consiglio del CEO: trovare il proprio esperto FileMaker.

"Avevo un'idea di piattaforma di gestione dei pagamenti, ma non volevo andare incontro a spese a sette cifre e dedicare molto tempo per crearla. Sono rimasto sbalordito quando Andi mi ha presentato FileMaker. Aveva ragione riguardo alle sue capacità e ci ha fornito un sistema che ha cambiato radicalmente il nostro modo di operare", conclude Shawn.

Il consiglio del CEO ad altri responsabili aziendali è semplice: "Se state prendendo in considerazione Claris FileMaker, trovate la persona giusta per creare una soluzione su misura per il modo in cui la vostra attività funziona effettivamente".

Avere nel team uno sviluppatore FileMaker esperto può avere un valore inestimabile, sia come dipendente interno che come partner di sviluppo.

Claris offre alcuni modi per iniziare:

• Migliorare le competenze dei talenti interni. Se avete già un risolutore di problemi nel team, utilizzate le nostre risorse di formazione per migliorare le sue competenze. È ciò che Andi ha fatto per migliorarsi.
• Assumere uno sviluppatore FileMaker. Visitate la bacheca lavori nella Claris Community per entrare in contatto con sviluppatori FileMaker esperti.
• Collaborare con un partner Claris. Questa collaborazione può dare una svolta, incaricando un esperto FileMaker di creare una soluzione personalizzata in linea con la vostra attività. Ottenete subito una consulenza gratuita.